Kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń składa się z sześciu części I. Identyfikacja Zobowiązania według tytułów Poręczenia i Uzupełniające dane o kredytach i pożyczkach jednostek samorządu terytorialnego na realizację programów i projektów finansowanych z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach Uzupełniające dane o zobowiązaniach jednostek samorządu terytorialnego, wynikających z zawartych umów na okres dłuższy niż 6 miesięcy, o terminie płatności przypadającym w latach Zobowiązania z tytułu odsetek jednostek posiadających osobowość prawną, z wyłączeniem jednostek samorządu Identyfikacja podmiotu Pierwsza część sprawozdania służy do identyfikacji jednostki, która je składa. Poza nazwą, adresem oraz numerem identyfikacyjnym w prawym górnym rogu wskazuje się również odbiorcę sprawozdania. W tej części zaznacza się również okres sprawozdawczy objęty sprawozdaniem oraz w przypadku jednostek budżetu centralnego – jakiej części budżetowej dane sprawozdanie więcej niż jednej części budżetowej mają obowiązek sporządzania sprawozdań Rb-Z odrębnie dla każdej z nich (podstawa prawna: § 7 rozp. Ministra Finansów z r.).W części II formularza Rb-Z wykazuje się zobowiązania wg następujących czterech tytułów dłużnych: - papiery wartościowe – wiersz E1, - kredyty i pożyczki – wiersz E2, - przyjęte depozyty – wiersz E3, - zobowiązania wymagalne – wiersz tej części formularza nie nastąpiły żadne zmiany, jeżeli chodzi o jego wygląd w stosunku do stanu prawnego obowiązującego do końca 2009 roku. Jednakże, jakościową zmianą jest to, że zakres danych objęty obowiązkiem sprawozdawczym nałożonym na jednostki budżetu centralnego, nie podlega już ścisłym wyłączeniom i ograniczeniem tylko do kategorii E4 zobowiązania wymagalne. Wprowadzona została zasada, że wszystkie jednostki należące do sektora finansów publicznych wyłaniają formularz Rb-Z w takim zakresie w jakim prawo umożliwia im zaciąganie zobowiązań. Zobowiązania z kategorii E1 i E2 wyszczególnione są ze względu na horyzont czasowy danego zobowiązania. W wierszach i należy wykazać odpowiednio wyemitowane papiery wartościowe oraz zaciągnięte pożyczki i kredyty, których pierwotny termin do wykupu/zapłaty jest równy, bądź krótszy niż rok (krótkoterminowe). Natomiast w wierszach i – zobowiązania, o terminie do wykupu/zapłaty powyżej jednego roku (długoterminowe).Zobowiązania w sprawozdaniu Rb-Z wykazuje się wg wartości nominalnej, tj. w kwocie świadczenia głównego należnego do zapłaty w dniu wymagalności lub pozostałego do zapłaty na dzień sprawozdawczy bez należnego oprocentowania ani odsetek za zwłokę (stosuje się rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego, długu Skarbu Państwa, wartości zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji, 57, poz. 366).W układzie podmiotowym wierzyciele krajowi podzieleni są na tych należących do sektora finansów publicznych oraz na pozostałe podmioty. Taki podział wierzycieli umożliwia dokonywanie tzw. konsolidacji, tj. eliminacji wzajemnych zobowiązań pomiędzy podmiotami należącymi do tej samej grupy lub kategorii (np. jednostki działające w imieniu Skarbu Państwa, jednostki samorządowe), czy łącznie w ramach sektora finansów ramach sektora finansów wyróżniono następujące grupy jednostek:a) grupa I – obejmująca organy władzy publicznej, organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa, sądy i trybunały, państwowe jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze państwowych jednostek budżetowych oraz państwowe fundusze celowe nieposiadające osobowości prawnej, inaczej jednostki reprezentujące Skarb Państwa,b) grupa II – obejmująca uczelnie publiczne, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej nadzorowane przez ministrów, centralne organy administracji rządowej, wojewodów, państwowe uczelnie medyczne lub państwowe uczelnie prowadzące działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych, państwowe instytucje kultury, państwowe instytucje filmowe, Polską Akademię Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, instytucje gospodarki budżetowej oraz inne państwowe osoby prawne, w tym agencje państwowe i wykonawcze oraz fundusze celowe, utworzone na podstawie odrębnych ustaw, w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw państwowych, jednostek badawczo-rozwojowych, banków, spółek prawa handlowego,c) grupa III – obejmująca jednostki samorządu terytorialnego, samorządowe jednostki budżetowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze samorządowych jednostek budżetowych, gminne, powiatowe lub wojewódzkie fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej nadzorowane przez jednostki samorządu terytorialnego, samorządowe instytucje kultury oraz samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw, w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem banków oraz spółek prawa handlowego,d) grupa IV – obejmująca Zakład Ubezpieczeń Społecznych i fundusze zarządzane przez Prezesa Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz Narodowy Fundusz grupami wierzycielskimi są:a) bank centralny – tj. Narodowy Bank Polski,b) banki – wszelkie banki z siedzibą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, niezależnie od formy organizacyjno-prawnej – tj. banki państwowe, banki spółdzielcze, banki w formie spółek akcyjnych,c) pozostałe krajowe instytucje finansowe – to jest takie jednostki, które świadczą usługi finansowe (z wyłączeniem banków). Do tej grupy podmiotów zaliczają się w szczególności, mające siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, fundusze inwestycyjne, towarzystwa funduszy inwestycyjnych, narodowe fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, towarzystwa emerytalne, fundusze emerytalne, domy maklerskie, d) przedsiębiorstwa niefinansowe – w tej grupie znajdują się podmioty, których główną działalnością jest produkcja i obrót dobrami lub świadczenie usług (z wyłączeniem usług finansowych), w szczególności przedsiębiorstwa państwowe, spółki, spółdzielnie, oddziały przedsiębiorców zagranicznych, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek zatrudniające powyżej 9 osób (bez względu na wymiar etatu), grupy producenckie, niepubliczne szkoły wyższe, niepubliczne zakłady opieki zdrowotnej, agencje (z wyjątkiem agencji państwowych, w tym wykonawczych), e) gospodarstwa domowe – czyli osoby lub grupy osób będące konsumentami lub producentami rynkowymi wyrobów i usług. Do tego sektora zaliczane są osoby fizyczne, w tym osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą na własny rachunek zatrudniające do 9 osób włącznie oraz rolnicy indywidualni, niepubliczne zakłady opieki zdrowotnej oraz szkoły niepubliczne prowadzone przez osoby fizyczne, o ile zatrudniają do 9 osób włącznie (bez względu na wymiar etatu) na koniec danego okresu sprawozdawczego. Kategoria ta obejmuje również pracowników zatrudnionych w jednostce sporządzającej wierzycieli osób fizycznych prowadzących działalność na własny rachunek do grupy przedsiębiorstw niefinansowych lub do gospodarstw domowych może nastręczać problemów. Przede wszystkim z tytułu braku wystarczających informacji co do rozmiarów zatrudnienia w danym podmiocie. Dlatego też, wprowadzono zasadę dopuszczającą stosowanie szacunków. Ponadto, przy obliczaniu zatrudnienia uwzględnia się etaty niezależnie czy stanowią one pełny lub niepełny wymiar czasu pracy na koniec danego okresu sprawozdawczego. f) instytucje niekomercyjne działające na rzecz gospodarstw domowych – do tej grupy zaliczane są wszelkie instytucje niekomercyjne stanowiące odrębne jednostki organizacyjne, które działają przede wszystkim na rzecz gospodarstw domowych (osób fizycznych) i są zaliczane do tzw. grupy prywatnych pozostałych producentów nierynkowych. Znajdują się w niej w szczególności związki zawodowe, fundacje, stowarzyszenia, partie polityczne, kościoły lub związki wyznaniowe mające uregulowane stosunki z Rzeczpospolitą Polską oraz kluby społeczne, kultury, rekreacyjne i sportowe; instytucje dobroczynne i inne organizacje społeczne oraz zawodowe finansowane z dobrowolnych wpłat pieniężnych lub w naturze od innych jednostek zagraniczni, czyli podmioty mające status nierezydentów, należy podzielić na:a) podmioty należące do strefy euro – czyli nierezydenci mający siedzibę lub miejsce zamieszkania w państwie członkowskim Unii Europejskiej, w którym obowiązującym środkiem płatniczym jest euro,b) pozostałe podmioty zagraniczne – nierezydenci mający miejsce zamieszkania za granicą oraz osoby prawne mające siedzibę za granicą w innym państwie niż w państwie członkowskim Unii Europejskiej, o którym mowa czym, poprzez określenie nierezydent należy rozumieć zarówno osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania za granicą oraz osoby prawne mające siedzibę za granicą, jak również wszelkie inne podmioty mające siedzibę za granicą, ale posiadające zdolność zaciągania zobowiązań i nabywania praw we własnym imieniu. Do grupy nierezydentów zaliczane są również znajdujące się za granicą oddziały, przedstawicielstwa i przedsiębiorstwa utworzone przez rezydentów, a także obce przedstawicielstwa dyplomatyczne, urzędy konsularne i inne obce przedstawicielstwa oraz misje specjalne i organizacje międzynarodowe korzystające z immunitetów i przywilejów dyplomatycznych lub dotyczące zadłużenia jednostek w odniesieniu do wierzycieli wykazuje się wg stanu na koniec okresu sprawozdawczego wobec aktualnego wierzyciela. Jeśli nie ma informacji co do obrotu na rynku wtórnym, należy wykazać nabywcę samorządu terytorialnego wyemitowała w październiku 2009 r. pięcioletnie obligacje o wartości nominalnej 147 mln zł. W ramach oferty publicznej całość emisji została nabyta przez krajowe banki. W marcu 2010 r. część inwestorów z sektora bankowego odsprzedała obligacje o wartości 118 mln zł swoim klientom z sektora przedsiębiorstw. W jaki sposób te informacje ująć w sprawozdaniach za IV kwartał 2009 i I kwartał 2010 r.?Zadaniem agenta emisji jest prowadzenie rozliczeń, wynikających z obsługi zadłużenia jednostki (tj. naliczanie oraz przekazywanie odsetek wierzycielom). W związku z tym jednostka powinna mieć możliwość uzyskania informacji na temat sektorów, do których należą aktualni wierzyciele. W sprawozdaniu Rb-Z wg stanu na r. jednostka wykaże zobowiązanie o wartości 147 mln zł z tytułu wyemitowanych papierów wartościowych w wierszach E, E1 oraz w kolumnach: 10 (zobowiązania wobec krajowych banków), 3 (zobowiązania wobec wierzycieli krajowych ogółem) i 2 (kwota zadłużenia ogółem). Natomiast już w sprawozdaniu wg stanu na r. zobowiązanie to pojawi się dodatkowo w kolumnie 12, przy czym w kolumnie 10 jednostka wykaże tylko 29 mln zł, a pozostałe 118 mln zł w kolumnie 12 (zobowiązania wobec krajowych przedsiębiorstw niefinansowych). Gdyby jednak jednostka nie była w stanie uzyskać np. od agenta emisji informacji, do jakiej grupy podmiotów należą jej aktualni wierzyciele, powinna prezentować w sprawozdaniu swoje zobowiązanie wg pierwotnego wierzyciela, tzn. w kolumnie 10, w pełnej wysokości aktualnego zadłużenia z tego E1. Papiery wartościoweKategoria „papiery wartościowe” obejmuje wyemitowane papiery wartościowe, które zostały dopuszczone do obrotu zorganizowanego (tj. takie, dla których istnieje płynny rynek wtórny). Zaliczane są do niej bony i obligacje. Ta kategoria zobowiązań nie obejmuje natomiast papierów udziałowych, ani instrumentów w ramach oferty publicznej wyemitowała w grudniu 2009 r. obligacje trzyletnie o łącznej wartości nominalnej 110 mln zł. Cena emisyjna wyniosła 99 zł za każde 100 zł wartości nominalnej. Do budżetu jednostki wpłynęło 108,9 mln zł z tytułu emisji. Natomiast pod koniec 2009 r. jednostka w kolejnej ofercie publicznej wyemitowała obligacje roczne o wartości nominalnej 17 mln zł. Nabywcy objęli emisję wg wartości nominalnej (tzn. cena sprzedaży równa była nominałowi). Obydwie emisje zostały dopuszczone do obrotu na pozagiełdowym rynku papierów wartościowych i ostatecznie trafiły do sektora krajowego bankowego. Przy sporządzaniu sprawozdania wg stanu na koniec I kwartału 2010 r. zobowiązanie z tytułu pierwszej emisji jednostka wykazuje w wierszach E, E1 oraz w kolumnach: 10 (kwota zadłużenia wobec krajowych banków), 3 (kwota zadłużenia wobec wierzycieli krajowych ogółem) i 2 (kwota zadłużenia ogółem) w wysokości równej 110 mln zł. Natomiast z tytułu drugiej emisji 17 mln zł w wierszach E, E1 i w analogicznych kolumnach. Wiersz E2. Kredyty i pożyczkiPożyczki i kredyty charakteryzują się następującymi ogólnymi cechami: - ich warunki są albo ustalane przez instytucję udzielającą pożyczki/kredytu, albo negocjowane, - inicjatywa dotycząca zaciągnięcia pożyczki/kredytu leży na ogół po stronie pożyczkobiorcy/kredytobiorcy, - wobec wierzyciela stanowią bezwarunkowy oprocentowany dług, który trzeba spłacić w ustalonym terminie. W sprawozdaniu Rb-Z w kategorii E2 obok pożyczek i kredytów wykazuje się wartość zobowiązań wynikających również z umów leasingu finansowego, sprzedaży na raty oraz zobowiązania z tytułu umów o partnerstwie publiczno-prywatnym, w przypadku gdy umowa ta ma wpływ na poziom długu tej kategorii mieszczą się również papiery wartościowe, z wyłączeniem papierów udziałowych, których zbywalność jest ograniczona (tzn. nie istnieje dla nich płynny rynek wtórny). Wyłączone są z niej natomiast kredyty handlowe, czyli zobowiązania powstające w wyniku bezpośredniego udzielenia pożyczki (przez dostawców lub producentów) na transakcje dotyczące wyrobów i usług, poprzez odroczenie spełnienia świadczenia pieniężnego. Odstępstwem od tej zasady jest sytuacja, w której w ramach porozumienia trójstronnego włącza się bank i przejmuje wierzytelności od dostawcy lub producenta. Jeżeli w drodze umowy z bankiem ustalony będą nowe warunki spłaty (tj. harmonogram, oprocentowanie), należy traktować to zobowiązanie jako pożyczkę na spłatę kredytu kupieckiego i ująć w sprawozdaniu Rb-Z w wierszu E2. PrzykładJednostka w grudniu 2009 r. zakupiła sprzęt biurowy o wartości 74 000 zł. Na podstawie umowy handlowej sprzedawca umożliwił jednostce zapłatę po upływie 45 dni od momentu wystawienia faktury. Faktura została wystawiona na kwotę 75 500 z tego, że jednostka korzystała z 45-dniowego kredytu kupieckiego. Jednostka nie musi więc wykazywać tego zobowiązania w sprawozdaniu Rb-Z, gdyż z prawnego punktu widzenia kredytu kupieckiego nie zalicza się do kategorii danego zobowiązania do kategorii papierów wartościowych lub pożyczek może budzić wątpliwości. W takiej sytuacji jako kryterium klasyfikacji wykorzystuje się faktyczną płynność danego pasywa finansowego, rozumianą jako swobodę w zakresie jego zbywalności na rynku wtórnym. W przypadku gdy dla danego typu zobowiązania funkcjonuje płynny rynek wtórny, należy je zaliczyć do papierów wartościowych. Płynny rynek wtórny to taki, na którym chętnych do nabycia np. danej obligacji jest dużo, a aktualni wierzyciele mogą w dowolnym momencie je zbyć bez znacznego uszczerbku w cenie. W przeciwnym przypadku (np. weksli lub obligacji oszczędnościowych) należy potraktować dane zobowiązanie jako wyemitowała w maju 2008 r. obligacje trzyletnie o łącznej wartości nominalnej 70 mln zł. Cena emisyjna wyniosła 100,25 zł za każde 100 zł wartości nominalnej. Do budżetu jednostki wpłynęło 70,175 mln zł z tytułu emisji. Emisja nie miała charakteru publicznego. Całość została objęta przez bank organizujący sporządzaniu sprawozdania wg stanu na koniec I kwartału 2010 r. zobowiązanie z tytułu tej emisji, z uwagi na jej niepłynny charakter jednostka wykazuje w wierszach E, E2 (a nie E1!) oraz w kolumnach: 10 (kwota zadłużenia wobec krajowych banków), 3 (kwota zadłużenia wobec wierzycieli krajowych ogółem) i 2 (kwota zadłużenia ogółem) w wysokości równej 70 mln samorządu terytorialnego w 2005 r. zaciągnęła w Europejskim Banku Inwestycyjnym długoterminowy (termin spłaty przypada na 2010 r.) kredyt walutowy o wartości nominalnej 30 mln euro. W latach 2006-2009 po 5 mln euro rocznie, natomiast w 2010 r. ostatnie 2,5 mln sprawozdaniu za I kwartał 2010 r. jednostka powinna wykazać wartość pozostałego do spłaty kredytu (2,5 mln euro), po uprzednim przeliczeniu na walutę polską wg średniego kursu walut obcych, ogłoszonego przez NBP, a obowiązującego w ostatnim dniu roboczym okresu sprawozdawczego. Oznacza to, że w wierszach: E, E2 i w kolumnach: 16 (kwota zadłużenia wobec podmiotów należących do strefy euro), 15 (kwota zadłużenia ogółem wobec wierzycieli zagranicznych) oraz 2 (kwota zadłużenia ogółem) została wykazana równowartość 2,5 mln euro wg kursu NBP dla euro z r. Na koniec I kwartału 2010 r. kurs wymiany 1 euro wyniósł 3,8622 zł, wartość złotowa zobowiązania stanowić będzie ok. 9 655 500 E3. Przyjęte depozytyW wierszu E3 wykazuje się przyjęte depozyty. Są to kwoty zobowiązań wynikających z przyjętych na rachunek JST depozytów, które ujmowane są w budżetach tych jednostek oraz są środkiem finansowania np. spłaty wcześniej zaciągniętych zobowiązań lub niedoboru środków danej maju 2009 r., w celu uzyskania środków finansowych na pokrycie niedoboru środków budżetowych, jednostka rozpoczęła sprzedaż rocznych certyfikatów oszczędnościowych o jednostkowej wartości nominalnej 100 zł i oprocentowaniu zmiennym. Zgodnie z warunkami emisji, nabywcami certyfikatów mogą być wyłącznie osoby fizyczne. Certyfikaty są imienne, a nabywcy nie mają prawa odsprzedawać certyfikatów osobom trzecim. Emitent przewiduje wykup certyfikatów przed terminem, na który zostały wydane. Na koniec I kwartału 2010 r. łączna wartość zobowiązań jednostki z tego tytułu wyniosła 12 754 578 zł (w tym wartość odsetek naliczonych na r. w kwocie 597 578 zł).W sprawozdaniu tej jednostki, wg stanu na dzień r., powinno się znaleźć zobowiązanie w wysokości 12 157 000 zł w wierszach E i E3 oraz w kolumnach: 2, 3 i 13 (zobowiązania wobec krajowych gospodarstw domowych).Rozporządzenie Ministra Finansów nie wymienia listy kategorii (nazw) depozytów, które należy wykazywać w sprawozdaniach Rb-Z. Jest tak dlatego, że z punktu widzenia statystyki długu publicznego – a to jej służą dane pozyskiwane poprzez sprawozdania Rb-Z – istotny jest charakter oraz cel przyjęcia depozytu, a nie jego nazwa. Poza tym z praktycznego punktu widzenia stworzenie zamkniętego katalogu jest zadaniem bardzo trudnym i niecelowym z uwagi na pojawianie się ciągle nowych kategorii depozytów przyjmowanych przez rozumieniu sprawozdań Rb-Z depozyty mające charakter swoistego rodzaju gwarancji raczej nie służą sfinansowaniu deficytu ani długu JST, i nie powinno się ich wykazywać. Chodzi tu np. o kaucje mieszkaniowe wpłacane jednostce przez osoby, które otrzymują mieszkanie z zasobu gminy, depozyty pensjonariuszy w domach pomocy społecznej lub depozyty przyjęte w celu zabezpieczenia należytego wykonania E4. Zobowiązania wymagalneMianem „zobowiązań wymagalnych” określa się wszystkie bezsporne zobowiązania, których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie zostały ani przedawnione, ani umorzone. Są to zobowiązania wynikające głównie z dostaw towarów i usług (np. niezapłaconych w terminie faktur), prawomocnych orzeczeń sądu, udzielonych poręczeń i gwarancji. Kategoria zobowiązań wymagalnych nie obejmuje odsetek za zwłokę od tych zobowiązań, jak również, nie obejmuje zobowiązań wymagalnych z tytułu papierów wartościowych, pożyczek i kredytów oraz przyjętych depozytów. Te należy wykazywać wg ich pierwotnego sytuacji, w której zostanie zawarta ugoda pomiędzy dłużnikiem a wierzycielem i zobowiązanie uprzednio wymagalne zostanie zrestrukturyzowane (tj. wierzyciel wyznaczy nowy harmonogram spłat), zobowiązanie przestaje być wymagalne i nie podlega wykazaniu w wierszu sektora finansów publicznych posiada niezapłacone faktury z tytułu dostaw towarów i usług na kwotę 121 000 zł, przy czym dla faktur o łącznej wartości 52 000 zł termin zapłaty wykracza poza okres sprawozdawczy (przypada na kwiecień 2010 r.). Ponadto jednostka posiada wymagalne zobowiązania wobec swoich pracowników na kwotę 11 500 zł oraz zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w wysokości 21 000 zł, z czego tylko 2 450 zł stanowią zobowiązania zaległe, ale nieprzedawnione (miały być zapłacone w kwietniu 2010 r.). W sprawozdaniu za I kwartał 2010 r. jednostka wykaże: • 69 000 zł za niezapłacone faktury z tytułu dostaw towarów i usług w wierszach E, E4 i w kolumnach: 12 (kwota zadłużenia wobec krajowych przedsiębiorstw niefinansowych), 3 (kwota zadłużenia wobec wierzycieli krajowych ogółem) i 2 (kwota zadłużenia ogółem), • 11 500 zł z tytułu zaległych zobowiązań wobec pracowników w wierszach E, E4 i w kolumnach: 13 (kwota zadłużenia wobec krajowych gospodarstw domowych), 3 i 2, • 2 450 zł z tytułu zaległych zobowiązań wobec ZUS w wierszach E, E4 i w kolumnach: 8 (zadłużenie wobec grupy IV), 4 (zadłużenie wobec sektora finansów publicznych), 3 i pamiętać, że każda zmiana danych ujętych w sprawozdaniu Rb-Z może mieć wpływ na poziom państwowego długu publicznego oraz na poziom obliczanych na jego podstawie wskaźników ekonomicznych dla poszczególnych okresów sprawozdawczych. Dlatego jeśli wystąpią jakiekolwiek zmiany w poziomie ewidencjonowanych zobowiązań w stosunku do przesłanych wcześniej sprawozdań Rb-Z, sporządza się korektę zgodnie z zapisami §10 ust. Poręczenia i gwarancjeKolejna, trzecia część sprawozdania Rb-Z dotyczy zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji, jakich udzieliły jednostki sektora finansów w celu zabezpieczenia zobowiązań innych podmiotów. W tym zestawieniu wykazuje się potencjalne zobowiązania, ciążące na jednostce z tytułu udzielonych poręczeń lub gwarancji, jak również zobowiązania wymagalne, które jednostka udzielająca poręczenia (gwarancji) musi spłacić za dłużnika (tj. podmiot, którego zobowiązania zabezpieczone były umową poręczenia lub gwarancji) w przypadku uruchomienia poręczenia (gwarancji), czyli realizacji umowy poręczenia (gwarancji). Sprawozdanie z tego zakresu przewiduje następujące kategorie danych: - F1. Wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji na koniec okresu sprawozdawczego, - F2. Wartość nominalna wymagalnych zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji na koniec okresu sprawozdawczego, - F3. Wartość poręczeń i gwarancji udzielonych w okresie F1Wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji oznacza kwotę, którą poręczyciel (gwarant) miałby obowiązek zapłacić, gdyby dłużnik, za którego udzielono poręczenia (gwarancji), nie spłacił zobowiązania przypadku kredytów i pożyczek objętych poręczeniami (gwarancjami) należy uwzględnić zarówno kwotę świadczenia głównego (kapitału), jak i świadczeń ubocznych (takich jak odsetki oraz inne opłaty związane z udzieleniem kredytu lub pożyczki, np. prowizje przygotowawcze), o ile zostały objęte poręczeniem (gwarancją).Wiersz F2Wartość nominalna wymagalnych zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji na koniec okresu sprawozdawczego oznacza kwotę, którą poręczyciel (gwarant) ma obowiązek zapłacić, z uwagi na uruchomione poręczenie (gwarancje) wg stanu na koniec okresu F3Wartość nominalna wymagalnych poręczeń i gwarancji udzielonych w trakcie okresu sprawozdawczego oznacza łączną wartość udzielonych poręczeń i gwarancji w ciągu danego kwartału, przy czym należy uwzględnić zarówno poręczoną należność główną wraz z należnością uboczną (odsetki).PrzykładJST(gwarant) w latach 2006–2010 poręczyła: w 2006 r. trzyletnią pożyczkę innej JST(dłużnik) w wysokości 45 mln zł – wartość poręczenia 51 mln zł, w 2008 r. dwuletnią pożyczkę JST(dłużnik) w wysokości 110 mln zł – wartość poręczenia 119 mln zł, w 2008 r. dwuletnią pożyczkę JST w wysokości 59 mln zł – wartość poręczenia 65 mln zł, w 2008 r. jednostce spoza sektora finansów publicznych, pięcioletnią pożyczkę w wysokości 35 mln zł – wartość poręczenia 43 mln zł, w 2009 r. czteroletnia pożyczkę jednostce spoza sektora finansów publicznych w wysokości 68 mln zł – wartość poręczenia 79 mln zł. w 2010 r. dwuletnią pożyczkę jednostce spoza sektora finansów publicznych w wysokości 27 mln zł – wartość poręczenia 31 mln samorządu terytorialnego (dłużnik) nie spłaciła kredytu zaciągniętego w 2005 r., dlatego w 2009 r. poręczenie zostało uruchomione. JST (gwarant) przejęła pozostałe do spłaty zobowiązanie w wysokości 15 mln zł. W styczniu 2010 r. spłaciła za dłużnika 15 mln zł. Z 15 mln zł wierzytelności JST do końca marca 2010 r. udało się odzyskać od dłużnika (JST) 3 mln zł. Od kwoty pozostałej do odzyskania kwoty, tj. 12 mln zł, JST(gwarant) naliczył 0,3 mln zł odsetek za zwłokę. W sprawozdaniu Rb-Z, wg stanu na koniec I kwartału 2010 r., należy wykazać powyższe informacje w sposób następujący: w wierszu F1, w kolumnie 2 (ogółem) 384 mln zł, natomiast w kolumnach: 3 (wobec sektora finansów publicznych) i 6 (wobec jednostek należących do grupy III) – 235 mln zł, w kolumnie 8 (wobec pozostałych podmiotów) 149 mln zł, w wierszu F2, jednostka wykaże wartości zerowe, w wierszu F3, w kolumnach: 2, 8 – 27 mln Uzupełniające dane o kredytach i pożyczkach jednostek samorządu terytorialnego na realizację programów i projektów finansowanych z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznychObowiązek sporządzenia zestawienia dotyczącego danych uzupełniających z zakresu kredytów i pożyczek w tej części formularza spoczywa tylko na jednostkach samorządu terytorialnego. Należy w tym zestawieniu wykazać wartość zobowiązań wynikających z tytułu kredytów i pożyczek otrzymanych z budżetu państwa lub z innych źródeł, włączając współfinansowanie (udział własny), na realizację programów i projektów finansowanych przy wykorzystaniu środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi z pomocy udzielanej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA). Dane należy prezentować w podziale na pochodzące z budżetu państwa i z innych źródeł oraz na te związane ze współfinansowaniem (udział własny); wszystkie dane w rozbiciu na zobowiązania ogółem i Uzupełniające dane o zobowiązaniach jednostek samorządu terytorialnego, wynikających z zawartych umów na okres dłuższy niż 6 miesięcy, o terminie płatności przypadającym w latach następnychObowiązek sporządzenia zestawienia dotyczącego danych uzupełniających z zakresu zobowiązań wynikających z umów zawartych na okres dłuższy niż 6 miesięcy, których termin płatności przypadnie w latach następnych w tej części formularza spoczywa tylko na jednostkach samorządu terytorialnego. W tym zestawieniu należy wykazać wszelkie zobowiązania powyżej 6 miesięcy (długookresowe) o terminie płatności przypadającym w latach następnych. Wyłączeniu podlegają zaciągnięte kredyty, pożyczki i wyemitowane papiery wartościowe, tj. wszelkie zobowiązania podlegające wykazaniu w części A. Dane należy prezentować w rozbiciu na kwoty ponoszone na realizację zadań bieżących oraz inwestycyjnych. Poza wartością nominalną, tj. kwotą pozostałą do spłaty, licząc od końca okresu sprawozdawczego, należy podać datę zaciągnięcia zobowiązania, datę rozpoczęcia, oraz zakończenia Zobowiązania z tytułu odsetek jednostek posiadających osobowość prawną, z wyłączeniem jednostek samorządu terytorialnegoObowiązek sporządzenia zestawienia dotyczącego zobowiązań z tytułu odsetek w tej części formularza spoczywa tylko na jednostkach posiadających osobowość prawną. W związku z powyższym zestawienie to nie zostanie od kwietnia 2008 r. leasinguje sprzęt komputerowy o wartości 120 000 złUmowa leasingu zawarta jest na 5 lat, miesięczne opłaty leasingowe wynoszą 2 400 zł z czego na spłatę kapitału przypada 2 000 złRównież w 2008 r. w jednostce zbudowano infrastrukturę sieci komputerowej o łącznej wartości 200 000 złZgodnie z umową jednostka nie płaci za sprzęt oraz prace serwisowe. W zamian jednostka przez 5 lat będzie ponosiła opłaty licencyjne oraz serwisowe miesięcznie w wysokości 4 750 złJednostka pozyskała sprzęt komputerowy w ramach zadań bieżących, natomiast budowa infrastruktury sieci komputerowej nastąpiła w ramach zadań sprawozdaniu Rb-Z za I kwartał 2010 r. w części dotyczącej danych uzupełniających uwzględnia się informacje:- wartość przedmiotu leasingu pozostała do zapłaty po I kwartale 2010 r. wynosi 56 000 zł. Kwota ta to wartość nominalna, którą wpisuje się do zestawienia w kolumnie 2. Transakcje leasingu finansowego dla potrzeb statystyki długu publicznego klasyfikuje się jako pożyczki. Kwotę 56 000 zł należy ująć w zestawieniu dotyczącym zobowiązań wg tytułów dłużnych. - wartość opłat wynikająca z umowy licencyjnej i serwisowej wynosi 285 000 zł (60 miesięcy × 4750 zł). Od momentu zawarcia umowy do sporządzania sprawozdania za I kwartał 2010 r. jednostka zapłaciła dostawcy 152 000 zł. Oznacza to, że w kolumnie 6 należy ująć kwotę 133 000 zł jako wartość zobowiązania pozostałą do spłaty przez jednostkę. Małgorzata MichalskaSektor PublicznyWięcej o sprawozdaniu RB-Z przeczytasz w Poradniku Rachunkowości Budżetowej nr 7. Zamów prenumeratę Poradnika Rachunkowości Budżetowej, a w najbliższym czasie otrzymasz omówienia najważniejszych zagadnień z rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej, Nową kontrolę zarządczą- Przekształcenia i likwidację zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych.Zaległości podatkowe powstają wtedy, gdy osoba zobowiązana nie zapłaci fiskusowi w terminie. Warto zaznaczyć, że definicja może być mylnie interpretowana, a pojęcie zaległości jest zdecydowanie szersze, niż mogłoby się wydawać. Za zaległość podatkową uznaje się nie tylko brak zapłaty w terminie, ale też uzyskanie
W obrocie profesjonalnym dzieje się najczęściej tak, że moment realizacji umowy dotyczącej sprzedaży lub zakupu towarów i usług nie pokrywa się z momentem zapłaty za nie. Jest to oczywista praktyka rynkowa, ale w czasach kryzysu staje się ona dla wielu firm poważnym problemem. W poradniku omawiamy rozrachunki, czyli zobowiązania i należności, z odbiorcami krajowymi. Opisujemy prezentacje rozrachunków w bilansie oraz zasady ich ewidencji. Trzeba również pamiętać, że w praktyce sporo wierzytelności od kontrahentów nie nadaje się do wyegzekwowania. Dlatego w publikacji zatrzymujemy się nad odpisami należności aktualizujących wartość. SPIS TREŚCI Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami w księgach rachunkowych Należność i zobowiązanie Aktywa Klasyfikacja należności i zobowiązań Prezentacja należności i zobowiązań w bilansie Zasady ewidencji rozrachunków Konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” Konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” Opóźnienia w zapłacie Wycena należności i zobowiązań Podatek VAT Kary umowne Kary w pozostałej działalności operacyjnej Kary zapłacone Rabaty otrzymane i udzielone Zmniejszenie przychodów Wysokość tworzonych rezerw Ewidencja księgowa rezerw na zobowiązania Odpis aktualizujący wartość należności Przedawnienie należności Należności nieściągalne Ograniczenia kwotowe Ewidencja księgowa rozliczeń gotówkowych Zapłata fałszywym banknotem Akredytywa Zapłata wekslem Polecamy: Komplet podatki 2019 Polecamy: Kalendarz 2019 Należność i zobowiązanie Należność traktowana jest jako uprawnienie jednostki do pobrania od kontrahenta ustalonej kwoty środków pieniężnych za wykonanie określonych usług, dostarczenie towaru itp. Zobowiązanie, czyli dług, jest obowiązkiem zapłacenia wierzycielowi określonej kwoty za wykonane na jej rzecz usługi czy dostarczone towary. Aktywa W art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.; ost. zm. z 2008 r. nr 214, poz. 1343) zdefiniowano aktywa, których składową są należności. A zatem aktywa to kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Poprzez zobowiązania rozumie się wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki. Natomiast zobowiązaniami o charakterze rezerw są zobowiązania, których termin wymagalności lub kwota nie są pewne. Klasyfikacja należności i zobowiązań Do należności krótkoterminowych należą wszystkie należności z tytułu dostaw, robót i usług niezależnie od umownego terminu ich zapłaty. Fakt, że termin zapłaty należności nie zostanie dotrzymany przez kontrahentów, nie zmienia kwalifikacji należności (z krótkoterminowej na długoterminową). Należności, które nie mogą zostać zaliczone do krótkoterminowych, automatycznie zaliczane są do długoterminowych. Należności wykazywane są w bilansie w podziale na długoterminowe (zaliczane do aktywów trwałych) oraz należności krótkoterminowe (zaliczane do aktywów obrotowych). Kolejny podział należności dotyczy podziału na rozrachunki z jednostkami powiązanymi i niepowiązanymi (pozostałymi). Analogicznie do zobowiązań krótkoterminowych zalicza się ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług oraz całość lub część pozostałych zobowiązań, które staną się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. ZAPAMIĘTAJ Należności z tytułu sprzedaży na raty wykazywane będą w bilansie w aktywach obrotowych jako należności krótkoterminowe, ale z podziałem na płatne w okresie do 12 miesięcy i okresie dłuższym niż 12 miesięcy (tak jak wymaga tego układ bilansu). Tabela 1. Podział rozrachunków Przyjmując za kryterium podziału podmiot, z którym się rozliczamy, i przedmiot rozliczeń, wyodrębniamy następujące grupy rozrachunków: • rozrachunki z jednostkami gospodarczymi w zakresie dostaw, • rozrachunki z jednostkami publicznoprawnymi w zakresie podatków, ubezpieczeń, • rozrachunki z pracownikami w zakresie wynagrodzeń, sum do rozliczenia i inne. Prezentacja należności i zobowiązań w bilansie Tabela 2. Należności krótkoterminowe w bilansie Tabela 3. Zobowiązania krótkoterminowe w bilansie Zasady ewidencji rozrachunków Rozrachunki z tytułu dostaw i usług ujmowane są na koncie syntetycznym zespołu 2 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”. Prowadzenie na jednym koncie ewidencji zarówno należności i zobowiązań (z kontrahentami zagranicznymi i krajowymi) może mieć małą wartość informacyjną, wyodrębnia się w ramach tego konta syntetycznego, następujące konta analityczne: • rozrachunki z odbiorcami krajowymi (należności), • rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi (należności), • rozrachunki z dostawcami krajowymi (zobowiązania), • rozrachunki z dostawcami zagranicznymi • zaliczki na poczet dostaw. Ewidencja bilansowa rozrachunków musi być tak prowadzona, aby zapewniała dane wymagane do sporządzenia bilansu ze szczegółowością wymaganą przez ustawę o rachunkowości. W tym też celu wyodrębnia się odpowiednie konta do ewidencji rozrachunków w zależności od potrzeb jednostki, a wynikające między innymi z wielkości jednostki. O szczegółowości kont analitycznych decyduje kierownik jednostki, mając na uwadze potrzeby w tym zakresie. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” powinna umożliwić: • ustalenie przebiegu rozrachunków, • ustalenie stanu należności oraz zobowiązań dla każdego kontrahenta, • określenie rozrachunków i rozliczeń dokonywanych w walutach obcych, • umożliwienie ustalenia dla potrzeb sprawozdawczości należności i zobowiązań długoterminowych i krótkoterminowych. ZAPAMIĘTAJ Konta rozrachunkowe mogą wykazywać dwa salda: • debetowe, wyrażające stan należności, • kredytowe, wyrażające stan zobowiązań. Zarówno należności, jak i zobowiązania mogą być regulowane nie tylko poleceniem przelewu i gotówką, ale także czekami rozrachunkowymi, za pomocą akredytywy lub wekslami. Rozrachunki z tytułu dostaw i usług ewidencjonuje się zatem na kontach 201 „Rozrachunki z odbiorcami” i 202 „Rozrachunki z dostawcami”. Poniżej prezentujemy opis tych kont. Konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” Na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami” ujmuje się • wydane i opłacone dostawy wyrobów gotowych i półfabrykatów własnych, • sprzedane i wykonane usługi, • udzielone bonifikaty i skonta, • reklamacje związane z dostawami i usługami, • odszkodowania, odsetki za zwłokę i kary związane z dostawami i usługami, • otrzymane zaliczki na poczet dostaw i usług, • kaucje gwarancyjne, • tytuły egzekucyjne dotyczące dostaw i usług. Tabela 4. Konto 201 „Rozrachunki z odbiorcami” Tabela 5. Ewidencja podstawowych operacji wykonywanych po stronie Wn konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami” Tabela 6. Ewidencja podstawowych operacji wykonywanych po stronie Ma konta 201 „Rozrachunki z odbiorcami” Konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” Na koncie 202 „Rozrachunki z dostawcami” ewidencjonuje się • przyjęte i opłacone dostawy materiałów i półfabrykatów obcych, • zakupione i wykonane usługi, • otrzymane bonifikaty i skonta (zwrot nadpłaconej kwoty), • udzielone zaliczki na poczet dostaw i usług oraz kaucje gwarancyjne, • wystawione i wykupione weksle własne. Tabela 7. Konto 202 „Rozrachunki z dostawcami” ZAPAMIĘTAJ Na saldzie konta 202 „Rozrachunki z dostawcami” pozostają nierozliczone kwoty. Dzieje się tak od momentu powstania zobowiązania aż do chwili jego ostatecznego wygaśnięcia - na skutek spłacenia, przedawnienia, umorzenia względnie wygaśnięcia w wyniku postępowania spornego. Tabela 8. Ewidencja operacji wykonywanych po stronie Wn konta 202 „Rozrachunki z dostawcami” Tabela 9. Ewidencja operacji wykonywanych po stronie Ma konta 202 „Rozrachunki z dostawcami” Opóźnienia w zapłacie Terminowe spełnianie świadczenia jest jedną z podstawowych przesłanek prawidłowego wykonania zobowiązania. Jeśli jednak dłużnik opóźnia się z zapłatą, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, niezależnie od okoliczności, które spowodowały to opóźnienie. Odsetki od transakcji handlowych można również naliczać w ciągu roku obrotowego, wystawiając notę odsetkową na dany dzień. Jeśli stopa odsetek za opóźnienie nie była z góry ustalona, wówczas wierzycielowi należą się odsetki ustawowe. Jeśli jednak wierzytelność była oprocentowana według wyższej stopy niż ustawowa, to wierzyciel może żądać odsetek według tej wyższej stopy. Oznacza to, że żądanie odsetek wyższych niż ustawowe możliwe jest wtedy, gdy strony wcześniej zawarły w tej sprawie porozumienie. NASZA RADA Niedopuszczalne jest umieszczanie w fakturze klauzuli zawierającej postanowienie o wysokości odsetek za opóźnienie, przekraczającej odsetki ustawowe, jeśli zapis ten nie wynika z zawartej uprzednio przez strony stosownej klauzuli. Jeżeli dłużnik, w terminie określonym w umowie albo wezwaniu do zapłaty nie dokona zapłaty na rzecz wierzyciela, który spełnił określone w umowie świadczenie niepieniężne, wierzycielowi przysługują, bez odrębnego wezwania, odsetki w wysokości odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty. Regulując należności za pośrednictwem banku, skutki zapłaty powstają dopiero w dniu uznania rachunku bankowego wierzyciela. Oznacza to, że jeśli dłużnik wydał polecenie zapłaty w obowiązującym terminie, ale z winy banku uznanie rachunku wierzyciela nastąpiło już po tym terminie, wówczas dłużnik mimo wszystko będzie zobowiązany do zapłaty odsetek za powstałe opóźnienie. ZAPAMIĘTAJ Jeżeli termin zapłaty nie został określony w umowie, wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za okres począwszy od 31. dnia po spełnieniu świadczenia niepieniężnego - do dnia zapłaty, ale nie dłuższy niż do dnia wymagalności świadczenia pieniężnego. Wycena należności i zobowiązań Należności i zobowiązania należy wyceniać nie rzadziej niż na dzień bilansowy. Wyceny należności dokonuje się w kwocie wymaganej zapłaty, a zobowiązań w kwocie wymagającej zapłaty. Kwota wymaganej zapłaty jest to kwota należności wraz z należnymi na dzień bilansowy odsetkami (umownymi i ustawowymi). W przypadku zatem zwłoki w zapłacie należności przez dłużników odsetki zalicza się do przychodów finansowych. Natomiast odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań zalicza się do kosztów finansowych. Tabela 10. Ewidencja odsetek za opóźnienie w zapłacie należności (w księgach rachunkowych wierzyciela - dostawcy) Tabela 11. Ewidencja odsetek za opóźnienie w spłacie zobowiązań (w księgach rachunkowych wierzyciela - dostawcy) Wierzyciel może sam dobrowolnie zrezygnować z naliczania kontrahentowi odsetek. W takim przypadku nie należy odsetek uwzględniać w wycenie. Rezygnacja z odsetek powinna być potwierdzona stosowanym dokumentem. Ogólne zasady ewidencji rozrachunków są następujące: 1. Należności i zobowiązania ujmowane są w księgach rachunkowych w wartości nominalnej wynikającej z dowodów księgowych. 2. Na dzień bilansowy rozrachunki wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, czyli wraz z naliczonymi na ten dzień odsetkami. 3. Przed sporządzeniem bilansu rozrachunki podlegają inwentaryzacji. 4. Należności przedawnione, umorzone i nieściągalne kwalifikuje się do pozostałych kosztów operacyjnych. 5. Zobowiązania przedawnione, odpisane i umorzone zaliczane są do pozostałych przychodów operacyjnych. Zgodnie z prawem Art. 2 ust. 2 ustawy o rachunkowości Osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie mogą stosować zasady rachunkowości określone ustawą również od początku następnego roku obrotowego, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy są niższe niż równowartość w walucie polskiej 1 200 000 euro. W tym przypadku osoby te lub wspólnicy przed rozpoczęciem roku obrotowego są obowiązani do zawiadomienia o tym urzędu skarbowego, właściwego w sprawach opodatkowania podatkiem dochodowym. Zaliczki i kary Kontrahenci mogą dokonywać (pobierać) przedpłat, zaliczek i zadatków jako zapłaty za świadczenia, które mają być wykonane w przyszłości. Otrzymane lub należne od kontrahentów środki z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach sprawozdawczych ujmowane są w księgach rachunkowych jako przychód przyszłych okresów. Podatek VAT Jeśli pobrane zostaną od kontrahentów przedpłaty, zaliczki, zadatki i wszelkiego rodzaju inne opłaty na poczet dostaw, robót i usług, które to dostawy zostaną zrealizowane dopiero w przyszłych okresach sprawozdawczych, to należy je zarachować zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o rachunkowości do przychodów przyszłych okresów. Zarachowania tego dokonuje się pod datą otrzymania zaliczki. Dopiero z chwilą dostarczenia towarów czy wykonania usługi nastąpi ich zarachowanie do przychodów operacyjnych i wtedy wpłynie to na wynik finansowy dostawcy. Obowiązek podatkowy w VAT powstaje w momencie przyjęcia zapłaty. Rozporządzenie w sprawie wykonania przepisów ustawy o podatku od towarów i usług VAT zobowiązuje sprzedawcę, który otrzymał przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, jednorazowo lub w ratach, zaliczkę (wpłatę) niezależnie od jej wysokości do wystawienia faktury nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano od nabywcy wpłatę. ZAPAMIĘTAJ Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Faktura dokumentująca otrzymanie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej następujące elementy: • imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, • numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, • datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT” lub „FAKTURA VAT - MP”, • kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku określonym w ust. 3 - również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot otrzymanych wcześniej części należności brutto, • stawkę podatku, • kwotę podatku, • dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy, • datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury. W przypadku gdy faktury zaliczkowe nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na zasadach określonych w § 5 i 7-9 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług ( z nr 212, poz. 1337). Sumę wartości towarów (usług) pomniejsza o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności. Należy pamiętać, że taka faktura powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. NASZA RADA Jeżeli faktury zaliczkowe obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia już faktury. Tabela 12. Ewidencja księgowa otrzymanej zaliczki na poczet dostawy Z punktu widzenia podatku dochodowego do czasu wykonania dostawy wszystkie wystawione faktury stanowią zaliczki i nie są przychodem podatkowym. Równocześnie wszystkie poniesione wydatki związane z dostawą nie są kosztem uzyskania przychodu. Dopiero z chwilą wykonania dostawy cała wartość staje się przychodem. Tabela 13. Ewidencja księgowa wpłaconej zaliczki na poczet dostawy Kary umowne Kara umowna należna jest wtedy, gdy zaistnieją niekorzystne dla strony zdarzenia związane z wykonaniem umowy, np. nieterminowo wykonana usługa, nieterminowo usunięte wady. Przykładowo firma umawia się z kontrahentem, na dostarczenie do końca miesiąca materiałów. W umowie zostaje zawarty zapis na wypadek, gdyby któraś ze stron nie wywiązała się z postanowień umowy. W przypadku gdyby dostawca nie dostarczył w umówionym terminie materiałów, zapłaci karę umowną np. w wysokości 0,2% wartości umowy za każdy dzień zwłoki. ZAPAMIĘTAJ Niedopuszczalne jest żądanie kar umownych za nieterminową płatność. Za opóźnienia w zapłacie przewidziane są bowiem sankcje w postaci odsetek za opóźnienie w zapłacie. Kary w pozostałej działalności operacyjnej Zaliczenie otrzymanych kar do przychodów z pozostałej działalności operacyjnej (i analogicznie zapłaconych kar jako pozostałych kosztów operacyjnych) wynika z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. f) ustawy o rachunkowości. Przez pozostałe koszty i przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności związane z odszkodowaniami, karami i grzywnami. Kary w postaci odsetek za zwłokę zaliczane są odpowiednio do kosztów lub przychodów finansowych, a nie operacyjnych. Mając na uwadze art. 6 ustawy o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. NASZA RADA Ujęcie kar w księgach rachunkowych odbywa się w dwóch etapach: • naliczenie kary - ujęte jako rozliczenie międzyokresowe przychodów, • otrzymanie zapłaty kary - wartość kary należy zaliczyć do pozostałych przychodów operacyjnych. Kary umowne można udokumentować wystawieniem noty księgowej. Notę wystawia wierzyciel w dwóch egzemplarzach. Oryginał noty otrzymuje dłużnik natomiast kopia pozostaje u wierzyciela. Tabela 14. Ewidencja otrzymanych kar PRZYKŁAD Dostawca nie wywiązał się z zawartej umowy. Firma A otrzymała z tego tytułu od dostawcy karę umowną w kwocie 3000 zł. W księgach rachunkowych firmy A dokonano następujących zapisów: Tabela 15. Ewidencja do przykładu Kary zapłacone Koszty z tytułu zapłaconych kar umownych zaliczane są do pozostałych kosztów operacyjnych. Tabela 16. Ewidencja zapłaconych kar PRZYKŁAD Firma B nie wywiązała się z zawartej umowy na dostawę towarów. Niedotrzymanie warunków umowy spowodowało zapłatę kary umownej w wysokości 1000 zł. Tabela 17. Ewidencja do przykładu Rabaty otrzymane i udzielone Obrót stanowiący podstawę opodatkowania w VAT zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, a także kwot wynikających z dokonanych korekt faktur. Jeśli zaś chodzi o sposób (moment) ujęcia rabatów w księgach rachunkowych to należy go rozpatrywać przez pryzmat art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z regulacjami zawartymi w tym przepisie w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Tabela 18. Ewidencja księgowa u udzielającego rabatu Udzielający rabatu (określonego w art. 29 ust. 4 ustawy o VAT) wystawia fakturę korygującą. Faktura korygująca dokumentująca udzielony rabat powinna zawierać co najmniej: 1) numer kolejny oraz datę jej wystawienia, 2) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, czyli: • imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, • zasadniczo numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, • dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, 3) nazwę towaru lub usługi objętych rabatem, 4) kwotę i rodzaj udzielonego rabatu, 5) kwotę zmniejszenia podatku należnego. PRZYKŁAD Firma A wystawiła fakturę na kwotę: netto 10 000 zł, VAT 2200 zł, kwota brutto 12 200 zł. Firma A udziel rabatu w wysokości 5%. Tabela 19. Ewidencja w księgach rachunkowych firmy A Tabela 20. Ewidencja księgowa u otrzymującego rabat Tabela 21. Ewidencja w księgach rachunkowych firmy otrzymującej rabat ZGODNIE Z PRAWEM Art. 29 ust. 4 ustawy o VAT Podstawę opodatkowania zmniejsza się o kwoty udokumentowanych, prawnie dopuszczalnych i obowiązkowych rabatów (bonifikat, opustów, uznanych reklamacji i skont) i o wartość zwróconych towarów, zwróconych kwot nienależnych w rozumieniu przepisów o cenach oraz zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4b. Rezerwy na zobowiązania Rezerwy na zobowiązania spełniają te same warunki co zobowiązania, z tym że ich termin wymagalności lub kwota nie są pewne. Istotą tworzenia rezerw jest łagodzenie ryzyka gospodarczego oraz urealnianie kosztów (i strat). Zmniejszenie przychodów Rezerwy na zobowiązania są odzwierciedleniem wynikającego z przeszłych zdarzeń obowiązku jednostki do wykonania w przyszłości określonych świadczeń. Zasadniczo rezerwy na zobowiązania są spowodowane zmniejszeniem przychodów (np. z tytułu gorszej od gwarantowanej jakości czy zmiany kursu waluty), według którego miała być zapłacona dostawa. Nie należy mylić rezerw na zobowiązania ze zobowiązaniami handlowymi. Zobowiązania handlowe są bowiem kwotami do zapłaty z tytułu już zafakturowanych dostaw. Rezerwy tworzy się na pewne lub w dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których termin wymagalności lub kwota nie są znane, a ich wartość można wiarygodnie oszacować, a w szczególności na straty z transakcji gospodarczych w toku, w tym z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych, skutków toczącego się postępowania sądowego. PRZYKŁAD Firma A zawarła umowę w euro na dostawę towarów. Zmiany kursu euro w stosunku do złotego, według którego przeliczane będą przychody ze sprzedaży spowoduje stratę na tej umowie. W związku otrzymaniem informacji o obniżeniu się kursu, firma A podjęła decyzję o utworzeniu rezerwy na przewidywaną stratę z tytułu wykonania umowy. Oto przykłady sytuacji, w których należy utworzyć rezerwy na zobowiązania (zobowiązania wobec kontrahentów): • istnieje prawdopodobieństwo przegrania sprawy sądowej i tym samym powstania zobowiązania, • jednostka zanieczyszcza środowisko (rezerwa na koszty i grzywny związane z ochroną środowiska), • sprzedaż detaliczna - jednostka ma za zasadę przyjmowanie zwrotów towarów od niezadowolonych klientów i zwracanie im pieniędzy (tworzy więc rezerwy na przewidywane wydatki), • jednostka udzieliła gwarancji kredytowych innej firmie i istnieje duże prawdopodobieństwo, że kredyt będzie spłacany przez poręczyciela (który powinien stworzyć rezerwę na to zobowiązanie). Wysokość tworzonych rezerw Rezerwy należy tworzyć w wysokości uzasadnionej i wiarygodnie oszacowanej. Oszacowanie powinno odbywać się przy wykorzystaniu profesjonalizmu kierownictwa jednostki i doświadczenia zdobytego przy dokonywaniu podobnych transakcji. Szczegóły dotyczące metod wyceny powinny znaleźć się w wewnętrznych regulacjach jednostki. W przypadku niejasności bądź trudności w oszacowaniu wysokości rezerwy można korzystać z ekspertyz niezależnych specjalistów. Zapamiętaj Stan rezerw powinien być regularnie weryfikowany. Rezerwy, które są zbędne, najpóźniej do dnia bilansowego podlegają rozwiązaniu. Zbędne oznacza, że ryzyko wystąpiło w niższej wysokości lub w ogóle nie wystąpiło. Ewidencja księgowa rezerw na zobowiązania Do ewidencji rezerw na zobowiązania wyodrębnione jest konto z zespołu 8, np. 845 „Rezerwy”. Po stronie Wn tego konta ujmuje się wykorzystanie lub rozwiązanie rezerwy, natomiast po stronie Ma utworzenie rezerwy. Tworzone rezerwy zostają odpowiednio zaliczone do pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów operacji finansowych lub strat nadzwyczajnych w zależności od sytuacji, z którą przyszłe zobowiązania są związane. Zasady ewidencji rezerw na zobowiązania: • Powstanie zobowiązania powoduje zmniejszenie utworzonej wcześniej rezerwy. • Niewykorzystane rezerwy wynikające z niezrealizowania się w tej części zobowiązania zwiększają odpowiednio na dzień, na który okazały się być niepotrzebne odpowiednio pozostałe przychody operacyjne lub przychody z operacji finansowych lub zyski nadzwyczajne. • Rozwiązanie rezerwy powinno następować na dzień, w którym rezerwy te okazały się zbędne. • Rezerwy z chwilą przekształcenia się ryzyka przewidywalnego w pewność zostają zamienione w zobowiązanie. Tabela 22. Rezerwy na pewne lub prawdopodobne straty z operacji gospodarczych w toku Tabela 23. Ewidencja rezerwy na skutki toczącego się postępowania sądowego w sytuacji, gdy sąd oddalił roszczenie wierzyciela Tabela 24. Ewidencja rezerwy na skutki toczącego się postępowania sądowego w sytuacji, gdy sąd uznał roszczenie wierzyciela, a dłużnik spłacił zasądzoną kwotę PRZYKŁAD Firma A sprzedała towary, za które otrzymała od odbiorcy należność. Jednak po kilku miesiącach okazało się, że odbiorca stwierdził w otrzymanym towarze ukryte wady i postanowił złożyć reklamację. Spółka A jednak uznała reklamację za bezzasadną. Odbiorca nie pogodził się z tym rozstrzygnięciem i skierował sprawę na drogę postępowania sądowego. Spółka A powinna więc stworzyć rezerwę na zobowiązanie, ponieważ w przypadku niekorzystnego wyroku sądu rzeczywiście powstanie zobowiązanie. Tabela 25. Ewidencja rezerw na koszty związane z niedotrzymaniem terminów umowy PRZYKŁAD Firma A pod koniec 2008 r. nie wywiązała się z ustalonych w zawartej z firmą B umowie, terminów dostarczenia towarów. W tej sytuacji kara zapłaty przez firmę A jest wysoce prawdopodobna i stosunkowo łatwa do oszacowania, chociaż nie ma 100% pewności, że taka kara zostanie przez kontrahenta nałożona. Firma A powinna więc utworzyć w księgach 2008 r. rezerwę na zobowiązanie w wysokości szacowanej kwoty kary, jaką może zapłacić już w 2009 r. w związku niedotrzymaniem terminów umowy. Tabela 26. Ewidencja rezerw na zobowiązania z tytułu napraw gwarancyjnych Odpis aktualizujący wartość należności W odniesieniu do należności prawo wprowadziło pojęcie odpisu aktualizującego wartość należności uwzględniających stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty. Zasady dokonywania odpisów zostały zawarte w art. 35b ustawy o rachunkowości. Tabela 27. Wysokość odpisów aktualizujących należności Odpisy aktualizujące wartość należności zasadniczo zalicza się albo do pozostałych kosztów operacyjnych (jeśli dotyczą operacji innych niż finansowe) albo do kosztów finansowych (jeśli dotyczą należności wynikających z operacji finansowych). Metoda ustalania odpisu aktualizującego należności powinna być określona w ramach przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości i konsekwentnie stosowana w kolejnych latach. NASZA RADA Wartość należności należy aktualizować na bieżąco, ale nie później niż na dzień bilansowy. Odpisy aktualizujące wartość należności powinny uwzględniać nie tylko zdarzenia, które nastąpiły do dnia bilansowego, ale także późniejsze, aż do momentu sporządzenia sprawozdania. Należności umorzone, przedawnione i nieściągalne nie powinny być wykazywane w aktywach jednostki, ponieważ nie spełniają one podstawowego warunku zaliczenia do aktywów, czyli reprezentowania określonej wartości gospodarczej i nie będą stanowić dla jednostki źródła dopływu przyszłych korzyści. Ewidencja opisów aktualizujących wartość należności odbywa się na koncie zespołu 2 np. 280 „Odpisy aktualizujące wartość należności”. Do konta tego należy prowadzić ewidencję analityczną, która umożliwi ustalenie wysokości odpisów aktualizujących według tytułów i kontrahentów. Po stronie Ma tego konta ewidencjonuje się dokonane odpisy aktualizujące (zmniejszające) wartość należności. Saldo tego konta jest zwykle Ma, a należności wykazywane w bilansie zostają zmniejszono o saldo na koncie 280. Tabela 28. Ewidencja związana z utworzeniem i rozwiązaniem odpisu aktualizującego Przedawnienie należności Przedawnienie należności oznacza, że wygasła możliwość dochodzenia ich na drodze sądowej. Należności i roszczenia przedawnione odnosi się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub odpisów na te należności, wcześniej utworzonych w ciężar kosztów operacyjnych. Zobowiązania przedawnione i umorzone odnosi się na dobro pozostałych przychodów operacyjnych. Odsetki mogą być naliczane od dnia przedawnienia lub zapłaty roszczenia. Jeśli roszczenie ulega przedawnieniu, wówczas naliczone od niego odsetki są samodzielnym tytułem należności, który ulega przedawnieniu po 3 latach od momentu, gdy stały się one należne. Zapamiętaj W momencie przedawnienia odsetki u dłużnika zaliczane są do przychodów finansowych, a u wierzyciela do kosztów finansowych. Należności nieściągalne Należności nieściągalne to te, co do których wierzyciel wie, że mimo dochodzenia swoich praw nie ma możliwości ich zaspokojenia w sposób opłacalny. Wierzyciel powinien posiadać dokumenty jednoznacznie stwierdzające nieściągalność, są to przykładowo: • akt zgonu dłużnika lub dokument stwierdzający brak majątku, z którego można by było pokryć należność, • protokół nieściągalności, przyjęty przez wierzyciela, wydany w wyniku postępowania egzekucyjnego przez właściwy organ, • postanowienie sądu o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości lub umorzeniu postępowania upadłościowego, ponieważ majątek nie wystarcza na pokrycie kosztów tego postępowania albo w ogóle postanowienie o zakończeniu postępowania, • postanowienie sądu o układzie przyjętym w wyniku postępowania układowego lub uprawomocnieniu się ugody bankowej. Na dzień bilansowy jednostka ustala również te należności, które wprawdzie nie są przedawnione, umorzone lub nieściągalne, ale są wątpliwe. Oznacza to, że termin ich zapłaty już minął oraz są zagrożone nieściągalnością. Od takich należności ustala się odpis aktualizujący ich wycenę. Tabela 29. Ewidencja odpisania należności umorzonych, przedawnionych lub nieściągalnych Zapamiętaj Należności i roszczenia przedawnione, umorzone lub uznane za nieściągalne nie mogą być zaliczone do aktywów, ponieważ nie przysporzą one jednostce w przyszłości korzyści ekonomicznych. ZGODNIE Z PRAWEM Art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości Ilekroć w ustawie jest mowa o (...): 32) pozostałych kosztach i przychodach operacyjnych - rozumie się przez to koszty i przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności koszty i przychody związane: a) z działalnością socjalną, b) ze zbyciem środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych, a także nieruchomości oraz wartości niematerialnych i prawnych zaliczonych do inwestycji, c) z utrzymywaniem nieruchomości oraz wartości niematerialnych i prawnych zaliczonych do inwestycji, w tym także z aktualizacją wartości tych inwestycji, jak również z ich przekwalifikowaniem odpowiednio do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli do wyceny inwestycji przyjęto cenę rynkową bądź inaczej określoną wartość godziwą, d) z odpisaniem należności i zobowiązań przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych, z wyjątkiem należności i zobowiązań o charakterze publicznoprawnym nieobciążających kosztów, e) z utworzeniem i rozwiązaniem rezerw, z wyjątkiem rezerw związanych z operacjami finansowymi, f) z odpisami aktualizującymi wartość aktywów i ich korektami, z wyjątkiem odpisów obciążających koszty finansowe, g) z odszkodowaniami i karami, h) z przekazaniem lub otrzymaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów, w tym także środków pieniężnych na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych. Gotówkowe formy rozliczeń z kontrahentami Bezpośrednie rozliczenia gotówkowe polegają na regulowaniu przez dłużnika jego zobowiązań poprzez wpłatę gotówki do kasy wierzyciela. Rozliczenia gotówkowe mogą być także dokonywane za pośrednictwem banków. Ograniczenia kwotowe Transakcje gotówkowe mają pewne ograniczenia dotyczące kwot. Otóż dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy: • stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz • jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji. Ustalenie równowartości 15 000 euro odbywa się według średniego kursu ogłaszanego przez NBP ostatniego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji. Ewidencja księgowa rozliczeń gotówkowych Rozliczenia gotówkowe z kontrahentami prowadzone są w firmach za pośrednictwem kasy. Ewidencję środków pieniężnych w kasie prowadzi się na koncie 100 „Kasa”. Jeżeli jednostka posiada więcej kas (lub w kasie występują polskie i zagraniczne środki pieniężne), to należy prowadzić ewidencję analityczną zapewniającą: • możliwość ustalenia obrotów kasowych i stanu gotówki oraz innych środków pieniężnych w walucie polskiej, • możliwość ustalenia wyrażonego w walucie obcej stanu gotówki i innych środków pieniężnych w walucie zagranicznej z podziałem na poszczególne waluty, • rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych. Tabela 30. Ewidencja przychodu i rozchodu gotówki w kasie Zapłata fałszywym banknotem W sytuacji gdy kontrahent dokonał zapłaty fałszywym banknotem, kasjer ma obowiązek zatrzymana fałszywego banknotu. Tabela 31. Fałszywe banknoty w kasie ZGODNIE Z PRAWEM § 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie szczegółowych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne Przedsiębiorcy i kierownicy innych jednostek organizacyjnych, w celu ochrony wartości pieniężnych, są obowiązani zapewnić bezpośrednią fizyczną ochronę budynków, pomieszczeń i pojazdów przeznaczonych do ich przechowywania lub transportu lub wykonać techniczne zabezpieczenie tych budynków, pomieszczeń i pojazdów. Bezgotówkowe formy rozliczeń z kontrahentami Przedsiębiorcy mogą dokonywać rozliczeń pieniężnych za pośrednictwem banku, np. za pomocą kart płatniczych, akredytywy czy polecenia zapłaty. Mogą również dokonać bezpośredniego rozliczenia bezgotówkowego, np. zapłacić za swoje zobowiązania wekslem. Akredytywa Akredytywa, czyli wydzielone środki pieniężne, jest stosowana w sytuacjach, kiedy firma chce ograniczyć ryzyko niezapłacenia za sprzedany towar bądź usługę. Jest ona formą rozliczeń, polegającą na zobowiązaniu banku (działającego na zlecenie klienta, ale we własnym imieniu) wobec osoby trzeciej (beneficjenta) dokonania zapłaty beneficjentowi akredytywy ustalonej kwoty pieniężnej, po spełnieniu przez beneficjenta wszystkich warunków określonych w akredytywie. W księgach rachunkowych jest ona wykazywana na wyodrębnionym w tym celu koncie w ramach zespołu 1, tj. środki pieniężne, rachunki bankowe i krótkoterminowe aktywa finansowe. Akredytywa wykorzystywana jest w trzech sytuacjach, gdy: • stroną transakcji jest nowy kontrahent, do którego druga strona nie ma jeszcze pełnego zaufania (następuje dopiero nawiązanie stosunków handlowych), • stosunki handlowe łączące obu kontrahentów są dobrze rozwinięte, ale istnieje wątpliwość co do wykonania zobowiązania przez którąkolwiek ze stron (np. sytuacja polityczna bądź ekonomiczna kraju importera nie jest ustabilizowana, ryzyko zagrożenia spłaty należności jest wiec większe), • kontrahenci ostrożni i przezorni cenią sobie bardzo jak najbezpieczniejsze rozliczenie kontraktu, tym bardziej jeśli kontrakty te opiewają na wysokie kwoty. Tabela 33. Rodzaje akredytywy Zapamiętaj Jeżeli w akredytywie pieniężnej uzależniono wypłatę od spełnienia przez beneficjenta innych warunków, wypłata może nastąpić wyłącznie po łącznym spełnieniu tych warunków. Tabela 34. Konto 134 „Akredytywy” Tabela 35. Operacje na koncie 134 „Akredytywy” PRZYKŁAD Firma A zawarła umowę z nowym kontrahentem na kwotę 50 000 zł. Warunkiem realizacji kontraktu było zabezpieczenie w postaci akredytywy, którą firma A otworzyła w banku na kwotę 50 000 zł. Tabela 36. Ewidencja do przykładu PRZYKŁAD Firma B otworzyła akredytywę w banku na kwotę 20 000 zł. Umowa nie została jednak zrealizowana. Firma B zwróciła się do banku z prośbą o rozwiązanie niewykorzystanej akredytywy. Tabela 37. Ewidencja do przykładu Zapłata wekslem Kolejną formę rozliczenia się z kontrahentem stanowią weksle. Weksel jest bezwarunkowym zobowiązaniem do zapłaty określonej osobie, określonej sumy, w ustalonym miejscu i terminie przez wystawcę lub osobę przez niego wskazaną. Wręczając weksel sprzedawcy za towar, wystawca weksla sam zobowiązuje się do jego zapłaty (w określonym terminie płatności) albo wskazuje osobę, która ma tego dokonać. ZAPAMIĘTAJ Weksel może być wykorzystany nie tylko jako zapłata w transakcjach handlowych, ale może być - w miarę zapotrzebowania na gotówkę - złożony w banku do dyskonta. Pełna treść poradnika na stronie: GRZEGORZ MAZUR Poradnik Gazety Prawnej
Moduł Rozrachunki dzieli się na kilka podmodułów, które pomagają w pracy z finansami. Dodatkowo do dyspozycji są raporty, aby użytkownik mógł uzyskać pełną informację na temat swoich rozrachunków. Rozrachunki z kontrahentem Moduł obrazujący stan rozrachunków z wybranym kontrahentem. Po lewej stronie wyświetlane są należności i spłaty zobowiązania, a po prawej – zobowiązania i spłaty należności. Klikając na rozrachunek prawym przyciskiem myszy użytkownik może go rozliczyć (przez utworzenie dokumentu, skojarzenie, zbiorczo), sprawdzić historię rozliczenia, podejrzeć dokument źródłowy lub historię księgowania. W drugiej zakładce znajduje się panel rozliczeń, dzięki któremu w łatwy sposób można zlokalizować, jaki dokument rozliczył rozrachunek, w którym dekrecie zostało to ujęte w rejestrze lub jaka wartość pozostała do rozliczenia. W górnej sekcji znajdują się wszystkie rozrachunki z wybranym kontrahentem, a w dolnej wyświetlane są szczegóły dotyczące obecnie zaznaczonego rozrachunku. Rozrachunki wg dokumentów Moduł przedstawia informacje na temat rozrachunków powiązanych z dokumentami handlowymi i finansowymi. Są w nim dostępne wszystkie opcje opisane dla Rozrachunków z kontrahentem, a największą różnicą jest sposób prezentacji rozrachunków. Rozrachunki wg kontrahentów Kolejny z modułów prezentujący rozrachunki. W górnej tabeli znajdują się kontrahenci razem z sumą ich rozrachunków, w dolnej rozrachunki obecnie zaznaczonego kontrahenta. Z modułu można wykonywać operacje na rozrachunkach opisane w przypadku Rozrachunków z kontrahentem. Kompensaty Mimo podobieństw do funkcji rozliczania rozrachunków przez skojarzenie istniejącej już od pierwszych wersji systemu InsERT GT, moduł Kompensaty wykorzystywany jest w innych sytuacjach. Rozliczanie rozrachunków za pomocą modułu Kompensaty odbywa się przy zachowaniu obiegu dokumentów. Po wystawieniu dokument kompensacyjny otrzymuje status propozycji kompensacyjnej. Taka propozycja jest wysyłana do kontrahenta. Jeżeli kontrahent zaakceptuje propozycję, to otrzymuje ona status kompensaty zrealizowanej. W przeciwnym wypadku – kompensaty odrzuconej. Kompensaty zrealizowane można zapisywać na kontach za pomocą dekretacji kontekstowej, która wymaga wcześniejszego stworzenia schematów dekretacji. Podczas tworzenia nowej propozycji kompensaty program wyświetla tylko kontrahentów i rozrachunki, które można ze sobą powiązać. Zestawienia W module znajduje się kilka przydatnych zestawień dotyczących pracy na rozrachunkach. Są to Rozrachunki na dany dzień, Wiekowanie rozrachunków i bardzo ważne zestawienie Analiza spójności ewidencji księgowej z ewidencją rozrachunków.Zgodnie z zapisem art. 18 uor, zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządzane jest na koniec każdego okresu sprawozdawczego nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Zestawienie obrotów i sald powinno zawierać: 1. Symbole lub nazwy kont; 2. Salda i obroty na poszczególnych kontach: Żądanie od kontrahenta złożenia oświadczenia o braku wymagalnych zobowiązań nie jest powszechną praktyką w obrocie gospodarczym. Jednak w niektórych sytuacjach można uznać je za uzasadnione, a nawet będące przejawem szczególnej dbałości o własne interesy. Oświadczenie o braku wymagalnych zobowiązań kontrahenta - charakterystyka Złożenia oświadczenia o braku wymagalnych zobowiązań wymagają zazwyczaj banki lub inne podmioty udzielające kredytów, pożyczek lub na podstawie umów powierzające mienie o dużej wartości. Ma ono zagwarantować, że pożyczkobiorca czy kredytobiorca jest wypłacalny i będzie w stanie spełnić zobowiązanie, czyli na przykład regularnie i terminowo spłacać kredyt. Złożenie takiego oświadczenia ma również świadczyć o dobrej woli i rzetelności składającego - skoro nie posiada żadnych wymagalnych zobowiązań ani nie toczy się przeciwko niemu żadne postępowanie egzekucyjne, to znaczy, że spełnia swoje zobowiązania. Oświadczenie o braku wymagalnych zobowiązań spełnia funkcję dowodową. Kontrahent, wbrew złożonemu oświadczeniu, może posiadać zobowiązania lub może toczyć się przeciwko niemu postępowanie egzekucyjne i wskutek tego może stać się niewypłacalny. Dokument można w takiej sytuacji przedstawić sądowi w trakcie postępowania. Będzie to świadczyć o złej woli, a wręcz o zamiarze oszukania. Jeżeli więc przeciwko nieuczciwemu kontrahentowi toczyć się będzie dodatkowo postępowanie karne za doprowadzenie innej osoby do niekorzystnego rozporządzenia mieniem za pomocą wprowadzenia jej w błąd, oświadczenie może być dowodem w sprawie. Oświadczenie o braku wymagalnych zobowiązań kontrahenta - elementy Oświadczenie o braku wymagalnych zobowiązań kontrahenta jest krótkim, zazwyczaj jednostronicowym dokumentem, żeby jednak było skuteczne, powinno zawierać kilka elementów. Są to: data i miejsce złożenia oświadczenia, dane składającego oświadczenie, nazwę dokumentu, treść oświadczenia (z wyraźnym oznaczeniem, że według wiedzy składającego oświadczenie nie ciążą na nim żadne zobowiązania i nie toczy się przeciwko niemu żadne postępowanie egzekucyjne, a także że jego wiedza jest aktualna), wskazanie, że składający oświadczenie zna treść art. 286 § 1 kodeksu karnego i jest świadom odpowiedzialności karnej, podpis składającego oświadczenie. Do pobrania:
zestawienie należności i zobowiązań druk
